Das Unternehmen wurde 1919 als Schmiede in Zeeland gegründet. Es beschlug Pferde, reparierte Landmaschinen und verkaufte später Landmaschinen. Heute ist P. Van Eijzeren ein Industriemaschinenbauer und Bauunternehmen. Im Jahr 2019 führte das Unternehmen seine eigene Marke Fentum ein, die auf die Entwicklung und den Bau von Landmaschinen spezialisiert ist.
KAM/VGM-Koordinator Frank Wouters arbeitete zunächst mit einem Papiersystem von Handbüchern und Registrierungen. Es war schwierig, etwas zu finden, und neue Dokumentversionen ließen das Handbuch schnell über seine Grenzen hinauswachsen. Alle Unterlagen waren zwar ordentlich in Ordnern abgelegt, aber von einem lebendigen System konnte man nicht wirklich sprechen. Die Tage kurz vor einem Audit waren immer stressig. Das Qualitätsmanagement war in der Organisation nicht weit verbreitet.
Der erste Versuch der Automatisierung verlief nicht wie gewünscht. Das von P. Van Eijzeren verwendete System erleichterte zunehmend die Anforderungen der VCA (Sicherheits-Checkliste für Auftragnehmer). Die Anpassung des Systems an die eigenen Bedürfnisse war sehr schwierig, und es war klar, dass das Unternehmen nach einer Software suchen musste, die in sich selbst schon flexibel war und die man leicht an die eigene Situation und die eigenen Bedürfnisse anpassen konnte. Nach einer umfangreichen Auswahl kristallisierte sich ISO2HANDLE als die ideale Softwareplattform heraus.
Frank und sein Managementteam haben sich nach einer umfangreichen Evaluierung für ISO2HANDLE entschieden, weil die Software durch ihre Flexibilität und Funktionalität besticht.
"Sie können Ihre Umgebung so gestalten, dass das System Ihre Unternehmensziele optimal unterstützt. Ihr Qualitätshandbuch können Sie genau so einrichten, wie Sie es wünschen. Und das ist die Grundlage für Ihr eigenes Qualitätssystem.
Überall in Ihrem Handbuch können Sie Verbindungen zu zugrunde liegenden Informationen, Formularen und Workflows herstellen. Formulare lassen sich sehr geschickt so einrichten, dass sie automatisch Benachrichtigungen und Arbeitsabläufe auslösen. Diese Formulare rufen bei Registrierungen automatisch Informationen aus Datenbanken und Quellformularen ab.
Unterm Strich können Sie ein äußerst effizientes Arbeitssystem einrichten. In der Praxis bedeutet das, dass man weniger Zeit für die Verwaltung aufwenden muss und mehr Zeit für das eigentliche Qualitätsmanagement aufwenden kann. Auch für unsere Mitarbeiter ist es ein angenehmes System, weil sie alles, was sie tun müssen, auch über ihr Smartphone erledigen können.
So werden z. B. Vorstellungsgespräche jetzt im Vorfeld von der Technik vorbereitet und nach dem Gespräch von den Mitarbeitern selbst über ihr Smartphone ausgefüllt und unterschrieben. So sind alle notwendigen Informationen sofort zu Beginn eines neuen Einsatzes verfügbar. Die Reaktionen der Mitarbeiter sind äußerst positiv. Sie erleben sofort den Wert des Systems. Und das ist nur ein Beispiel."
Die Arbeit mit ISO2HANDLE hat mehr Ruhe und Übersicht gebracht, so Frank. Außerdem ist die Qualität in der Organisation lebendiger geworden.
"Mit einer flexiblen Software wie ISO2HANDLE kann man ein lebendiges System schaffen und es ganz nach den eigenen Bedürfnissen konfigurieren. Das geht nicht mit einem Papiersystem mit Ordnern, die irgendwo im Schrank liegen.
Alles hat jetzt seinen eigenen Platz und man muss nie wieder suchen. Wenn Sie etwas an einer Stelle ändern, finden Sie diese Änderung auch dort, wo die Information wieder auftaucht.
Ideal sind auch die Referenzmatrizen. Diese folgen der High Level Structure der ISO und zeigen genau, wo jeder Teil der ISO im eigenen System zu finden ist. Der SCC-Auditor war von ISO2HANDLE positiv überrascht und erkannte auch sofort, wie gut P. Van Eijzeren seine Angelegenheiten geordnet hat."
"Am Anfang wird einem ein bisschen schwindelig von all den Möglichkeiten. Man könnte sagen, dass ich in den ersten Monaten eine steile Lernkurve durchlaufen habe. Aber jetzt, wo alles so ist, wie ich es will, kann ich damit lesen und schreiben.
Ich habe sehr gute und persönliche Hilfe von ISO2HANDLE erhalten. Ich habe auch ein Stundenpaket für einige Hilfe direkt beim Kauf genommen. Und das hat sehr gut funktioniert. Ich hatte einfach Hilfestunden zur Verfügung und konnte sie nutzen, um einige spezielle Wünsche zu realisieren. Das ging alles sehr reibungslos, effizient und schnell.
Alles in allem sind wir jetzt auf einem guten Weg. Ich fülle und erweitere weiterhin mein ISO2HANDLE KMS. Aber mit dem, was da ist, können wir schon jetzt sagen, dass wir mehr in kürzerer Zeit erledigen können und dass wir auch effektiv an der Verbesserung unserer Qualität arbeiten.
Und letzteres ist natürlich sehr wichtig, wenn man so schöne Produkte und Maschinen herstellt, wie wir es tun."
